KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Что изменится в выставлении счетов-фактур с 2026 года?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) — одна из наиболее значимых реформ польской налоговой системы последних лет. С 2026 года использование KSeF станет обязательным для большинства предпринимателей, что означает существенное изменение в способе выставления, получения и хранения счетов-фактур.

Внедрение KSeF влияет не только на техническую форму документа, но и на организацию работы в компаниях, объём ответственности и взаимодействие с бухгалтерией.

Что такое KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это государственная телекоммуникационная (ИТ) система, администрируемая Министерством финансов Польши, предназначенная для:

  • выставления структурированных счетов-фактур,
  • передачи их контрагентам,
  • получения входящих (покупочных) счетов-фактур,
  • хранения документов в течение 10 лет.

Счёт-фактура, выставленная через KSeF, имеет структурированный формат (XML), соответствующий действующей схеме, и считается выставленной в момент её принятия системой.

Какие изменения в выставлении счетов-фактур вводит KSeF?

Введение KSeF означает отказ от традиционных форм выставления документов (бумага, PDF по e-mail) в пользу единой центральной системы. Ключевые изменения:

  • единый формат счетов-фактур для всех плательщиков НДС (VAT),
  • обязательное заполнение определённых полей, требуемых законодательством,
  • автоматическое подтверждение даты выставления,
  • доступ к входящим счетам-фактурам непосредственно в системе,
  • отсутствие необходимости самостоятельного архивирования документов,
  • повышенная значимость управления пользовательскими полномочиями.

KSeF не проверяет содержательную корректность данных (например, правильность ставок VAT), но контролирует полноту и соответствие структуре счёта-фактуры.

Сроки введения обязательного KSeF.

Обязанность использования KSeF вводится поэтапно:

  • с 1 февраля 2026 г. — налогоплательщики, у которых валовая выручка (sprzedaż brutto) в 2024 г. превысила 200 млн злотых,
  • с 1 апреля 2026 г. — остальные плательщики VAT,
  • с 1 января 2027 г. — самые малые субъекты, выставляющие счета-фактуры до 10 000 злотых в месяц.

С 1 февраля 2026 г. также будет действовать правило обязательного получения счетов-фактур через KSeF, даже если налогоплательщик ещё использует переходные периоды в части выставления.

Счета-фактуры для иностранных контрагентов после введения обязательного KSeF.

После вступления в силу обязательного KSeF для конкретного плательщика VAT в Польше, как правило, счета-фактуры, выставляемые в пользу иностранных контрагентов (как из ЕС, так и из-за пределов ЕС, независимо от наличия у них местонахождения в Польше) также должны выставляться через KSeF, если:

  • выставителем является польский плательщик VAT, подпадающий под обязанность KSeF,
  • сделка подлежит обязательному выставлению счёта-фактуры по польскому Закону о VAT,
  • не применяется специальное исключение, предусмотренное нормами (например, VAT OSS, B2C).

Отсутствие доступа иностранного контрагента к KSeF.

Иностранный Заказчик:

  • не имеет доступа к KSeF,
  • не получает счёт-фактуру в системе.

Поэтому передача счёта-фактуры иностранному контрагенту осуществляется вне KSeF в форме:

  • визуализации счёта-фактуры (например, PDF),
  • отправленной электронным способом (чаще всего по e-mail),
  • с обязательным приложением QR-кода, который:
    • идентифицирует счёт-фактуру в KSeF,
    • позволяет проверить документ в системе Министерства финансов.

QR-код подтверждает, что данная счёт-фактура:

  • была корректно выставлена через KSeF,
  • имеет уникальный номер KSeF,
  • существует в центральном реестре счетов-фактур.

Как войти в KSeF?

Доступ к системе возможен после аутентификации пользователя.

JDG (индивидуальные предприниматели — физические лица)

  • Profil Zaufany (доверенный профиль)
  • квалифицированная электронная подпись

Компании и другие субъекты

  • квалифицированная электронная печать, содержащая NIP,
    либо
  • указание уполномоченного лица через форму ZAW-FA (возможно только для 1 лица, которое затем может назначать полномочия другим).

После входа также возможно создание токенов для интеграции с бухгалтерскими программами.

Предоставление полномочий в KSeF — ключевой элемент системы.

KSeF работает на основе системы полномочий, что означает: доступ к счетам-фактурам и возможность их выставления зависят от назначенных ролей.

Кто может предоставлять полномочия?

  • налогоплательщик (в случае JDG),
  • уполномоченное лицо, указанное в ZAW-FA,
  • субъект, аутентифицированный электронной печатью.

Какие полномочия можно назначить?

В KSeF можно назначить, в частности:

  • право выставлять счета-фактуры,
  • право получать счета-фактуры,
  • право просматривать документы,
  • право управлять полномочиями других лиц.

Полномочия могут предоставляться:

  • физическим лицам (например, сотрудникам),
  • внешним субъектам (например, бухгалтерскому бюро),
  • ИТ-системам (через токен).

Предоставление полномочий бухгалтерскому бюро или другому лицу.

Предприниматель может:

  • войти в KSeF,
  • указать субъект или лицо, которому хочет предоставить доступ,
  • определить объём полномочий (например, только получение счетов-фактур либо также их выставление),
  • подтвердить предоставление полномочий.

Альтернативно (если нет возможности электронной аутентификации) можно предоставить полномочия через форму ZAW-FA, поданную в налоговый орган.

На практике это означает, что бухгалтерия или иное уполномоченное лицо сможет самостоятельно получать счета-фактуры из KSeF без необходимости пересылки их предпринимателем.

Что означает KSeF в повседневной практике?

Правильно настроенный доступ к KSeF:

  • ускоряет документооборот,
  • снижает риск отсутствующих/потерянных счетов-фактур,
  • ускоряет налоговые расчёты,
  • упорядочивает ответственность за выставление и получение документов.

KSeF требует подготовки, однако его внедрение может существенно упростить ежедневную работу предпринимателей и бухгалтеров.